Werbeausgaben und Bewirtung in Österreich: Was steuerlich absetzbar ist

Das Geschäftsessen mit einem Neukunden, das Weihnachtsgeschenk für die Stammkund:innen, die Spende an den Verein im Ort: Solche Ausgaben landen in vielen Betrieben ohne Rückfrage auf dem Konto "Werbung", und erst die Prüfung klärt, ob das stimmt. Dieser Beitrag richtet sich an Geschäftsführer:innen und an alle, die im Betrieb für Rechnungswesen und Budget zuständig sind. Er erklärt, nach welchen Kriterien Werbung von Repräsentation getrennt wird und welche Belege Sie dafür brauchen. Als Grundlage dienen ausschließlich amtliche Seiten des Bundesministeriums für Finanzen (Unternehmensserviceportal USP) und eine Entscheidung des Verwaltungsgerichtshofs. Nicht behandelt werden Reisekosten, Firmenwagen, Betriebsfeiern und die Umsatzsteuer im Detail. Eine Steuerberatung ersetzt der Text nicht, denn für Ihren Fall zählen Rechtsform, Gewinnermittlungsart und Branche.

Betriebsausgabe oder nicht: der Grundtest

Das USP definiert Betriebsausgaben als alle Aufwendungen und Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie kürzen den Gewinn und damit die Bemessungsgrundlage der Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer. Ein Abzugsposten liegt laut USP vor, wenn die Ausgabe mit einer betrieblichen Tätigkeit zusammenhängt, aus Sicht der Unternehmerin oder des Unternehmers dem Betrieb dient oder sie unfreiwillig trifft und nicht unter ein Abzugsverbot fällt, zum Beispiel für Lebensführungskosten oder privat veranlasste Ausgaben. Als Rechtsgrundlagen nennt die Seite § 4 Abs 4 EStG für die Betriebsausgaben und § 20 EStG für die nicht abzugsfähigen Aufwendungen und Ausgaben.

Für die Praxis folgt daraus eine Reihenfolge. Die erste Frage lautet nicht "Ist das Werbung?", sondern "Wem nützt die Ausgabe, und wäre sie ohne den Betrieb entstanden?" Erst danach prüfen Sie, ob eines der gesetzlichen Abzugsverbote greift. Das wichtigste für diesen Beitrag sind die Repräsentationsaufwendungen.

Werbung: grundsätzlich abzugsfähig, aber nicht mit Repräsentation vermischen

Im Betriebsausgabenkatalog des USP (Stand 1. Jänner 2026) steht "Werbung" ausdrücklich unter den gängigsten Betriebsausgaben. Inserate, Website, Drucksorten oder ein Messeauftritt machen selten Probleme, solange Rechnung und Leistung zusammenpassen.

Heikel wird es dort, wo eine Ausgabe nach Werbung aussieht, aber vor allem das Ansehen der Person fördert. Der Verwaltungsgerichtshof beschreibt in einer Entscheidung aus dem Jahr 2003 Repräsentationsaufwendungen als Aufwendungen, die durch den Beruf bedingt sind, aber auch das gesellschaftliche Ansehen fördern. Das USP führt als Beispiele für nicht abzugsfähige Lebensführung Ballbesuche und Geburtstagsfeiern an, selbst wenn sie dem Beruf förderlich sind.

Wer die Basispauschalierung nutzt, hat eine Besonderheit. Laut USP (Stand 1. Jänner 2026) sind durch den Pauschalsatz von 6 bzw. 15 Prozent im Prinzip alle Betriebsausgaben abgedeckt, ausdrücklich auch die Werbung. Dann setzen Sie Werbekosten nicht zusätzlich in tatsächlicher Höhe an. Welcher Satz für welches Jahr gilt, steht auf der genannten USP-Seite; prüfen Sie ihn vor jeder Kalkulation, weil sich die Sätze ändern können (die Seite nennt für 2025 noch 13,5 statt 15 Prozent).

Bewirtung von Geschäftsfreund:innen: zur Hälfte, mit Nachweis

Der wichtigste Fall ist das Geschäftsessen. Das USP schreibt, Bewirtungsspesen könnten zur Hälfte abgezogen werden, wenn nachgewiesen wird, dass die Bewirtung von Geschäftsfreund:innen der Werbung dient und die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwiegt. Die andere Hälfte mindert den Gewinn nicht.

Zwei Punkte sind für die Dokumentation entscheidend. Erstens verlangt der Verwaltungsgerichtshof in der Entscheidung von 2003 einen Nachweis, bloßes Glaubhaftmachen genügt nicht. Nachzuweisen ist, dass die Aufwendung tatsächlich angefallen ist, dass mit ihr ein Werbezweck verbunden war und dass die berufliche Veranlassung weitaus überwogen hat. Zweitens versteht das Gericht unter Werbung eine auf die betriebliche Tätigkeit bezogene Information über Produkte und Leistungen. Ein Essen, bei dem Sie Ihr Angebot vorstellen und das Gespräch festhalten, lässt sich so belegen. Ein rein geselliger Abend wird schwerer zu begründen sein. Die Entscheidung stammt aus dem Jahr 2003; maßgeblich ist die geltende Rechtslage, die Sie über die USP-Seiten oder Ihre Steuerberatung prüfen.

Beispiel: Angenommen, die Rechnung eines Gasthauses über ein Gespräch mit einem Neukunden lautet netto auf 200 Euro. Gelingt der Nachweis von Werbezweck und überwiegender betrieblicher Veranlassung, setzen Sie 100 Euro als Betriebsausgabe an. Gelingt er nicht, sind es null Euro.

Auch bei der Umsatzsteuer ist Sorgfalt nötig. Das USP führt aus, dass bei Geschäftsessen der Vorsteuerabzug nur zulässig ist, wenn nachgewiesen wird, dass sie der Werbung dienten und die betriebliche oder berufliche Veranlassung bei weitem überwog. In einem Beispiel auf einer USP-Seite (Stand 1. Jänner 2023) ist die Vorsteuer sogar zur Gänze abzugsfähig, wenn der nahezu ausschließliche Werbezweck durch zeitnahe Aufzeichnungen belegt wird. Die Restaurantrechnung muss dafür die gesamte Konsumation im Detail enthalten. Die bloße Bezeichnung "Speisen und Getränke" ist ein Rechnungsmangel und kostet den Vorsteuerabzug.

Geschenke an Kund:innen und an die Belegschaft

Hier liegt der häufigste Irrtum. Das USP trennt zwei Gruppen. Geschenke an die Belegschaft können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Weihnachtsgeschenke an Kund:innen sind nach der Seite vom 4. Dezember 2025 nur dann als Betriebsausgabe absetzbar, wenn sie eine Werbewirkung entfalten. Als nicht abzugsfähige Repräsentationsaufwendungen nennt das USP Geschenke an Geschäftsfreund:innen zu bestimmten Anlässen wie Weihnachten, Neujahr oder Geburtstag.

Die Abgrenzung ist damit eine Sachfrage. Ein Geschenkkorb zum Jahreswechsel ohne Bezug zu Ihrem Angebot dient dem Anlass. Ein Gegenstand, der Ihr Leistungsangebot sichtbar macht und Kund:innen im Alltag begleitet, kann Werbung sein. Wo die Grenze genau verläuft, zeigen die USP-Seiten nicht. Fragen Sie die Steuerberatung, bevor die Bestellung rausgeht.

Ein Nebenaspekt betrifft Waren aus dem eigenen Lager. Nach dem USP unterliegt die Entnahme für unentgeltliche Zuwendungen grundsätzlich als Eigenverbrauch der Umsatzsteuer, ausgenommen Geschenke von geringem Wert und Warenmuster für Zwecke des Unternehmens. Was "gering" bedeutet, sagt die Seite nicht. Wer regelmäßig Ware verschenkt, sollte diese Grenze einmal schriftlich klären.

Gar nicht abzugsfähig sind Geld- und Sachzuwendungen, deren Gewährung oder Annahme mit gerichtlicher Strafe bedroht ist. Das USP nennt Schmier- und Bestechungsgelder, auch bei ausschließlich betrieblicher Veranlassung.

Spenden und Sponsoring: zwei verschiedene Wege

Freiwillige Zuwendungen sind laut USP grundsätzlich nicht abzugsfähig. Die Ausnahme bilden Spenden und Zuwendungen nach den §§ 4a ff EStG bis zu 10 Prozent des Gewinnes. Das USP erklärt, dass solche Spenden bei Unternehmen als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, höchstens in Höhe von 10 Prozent des Gewinns, und dass bei Unternehmen auch Sachspenden begünstigt sind. Eine Werbewirksamkeit ist dafür nicht erforderlich. Das USP unterscheidet zwischen Empfängern, die im Gesetz ausdrücklich aufgezählt sind, und solchen, die zum Zeitpunkt der Spende über einen gültigen Spendenbegünstigungsbescheid verfügen und in der Liste der begünstigten Einrichtungen auf der Website des Finanzministeriums aufscheinen. Prüfen Sie vor der Überweisung also die Liste, nicht nur den guten Zweck.

Einen eigenen Weg gibt es bei Katastrophenfällen. Hilfeleistungen in Geld oder Sachwerten können laut USP als Betriebsausgaben abgesetzt werden (§ 4 Abs 4 Z 9 EStG). Der Abzug ist betraglich nicht begrenzt, setzt aber Werbewirksamkeit voraus; inhaltlich liegen dann Werbeaufwendungen vor und keine Spenden. Als Werbewirksamkeit gilt unter anderem ein Spendenhinweis auf der Homepage des Unternehmens, ein für Kund:innen sichtbarer Aufkleber im Geschäftsraum oder die mediale Berichterstattung über die Spende.

Sponsoring folgt einer anderen Logik, nämlich der Gegenleistung. Die USP-Seite mit Stand 1. Jänner 2024 behandelt ausdrücklich das Kultursponsoring. Sponsorzahlungen sind demnach Betriebsausgaben, wenn der Kulturbetrieb eine angemessene Werbeleistung erbringt. Absetzbar ist es, wenn die Veranstaltung eine entsprechende (regionale) Breitenwirkung hat und die Sponsortätigkeit angemessen in der Öffentlichkeit bekannt gemacht wird. Das USP empfiehlt einen schriftlichen Sponsorvertrag und die Dokumentation der erbrachten Werbeleistung, etwa mit Fotos oder Zeitungsausschnitten. Andere Sponsoringformen, zum Beispiel im Sport, behandelt diese Seite nicht, und sie werden hier deshalb auch nicht bewertet. Die Seite trägt den Stand 1. Jänner 2024; lesen Sie vor einem Vertragsabschluss die aktuelle Fassung.

Checkliste für Buchhaltung und Beleg

Vor jeder Buchung können Sie vier Fragen stellen:

Wie sich solche Posten auf Liquidität und Jahresplanung auswirken, steht in den Beiträgen zur Finanzplanung im Betrieb und zur Budgetplanung für KMU. Wie Sie Belege im Monatsrhythmus sammeln und abstimmen, zeigt der Beitrag zum Monatsabschluss im KMU.

Quellen

• Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben (USP)
• Beispielhafter Betriebsausgabenkatalog (USP)
• Nichtabzugsfähige Ausgaben (USP)
• Basispauschalierung Einkommensteuer (USP)
• Angabe des Leistungsumfangs (USP)
• Ausnahmen vom Vorsteuerabzug (USP)
• Geschenke zum Jahreswechsel (USP)
• Eigenverbrauch bei Lieferungen und sonstigen Leistungen (USP)
• Steuerliche Behandlung von Hilfen bei Katastrophenfällen (USP)
• Sponsoring für Kunst- und Kulturveranstalter (USP)
• Verwaltungsgerichtshof zu Bewirtungsspesen und Repräsentationsaufwendungen, 2003 (RIS)