Monatsabschluss im KMU: Ablauf, Fristen und Rollen

Monatsabschluss im KMU: Warum er mehr als Buchhaltung ist

Der Monatsabschluss im Kleinbetrieb muss drei Dinge gleichzeitig leisten: laufende Abgabenfristen einhalten, die Zahlen der abgelaufenen Periode aktuell halten und festlegen, wer welche Aufgabe übernimmt.

In Österreich betrifft das fast jeden Betrieb: 2024 zählten rund 604.100 Unternehmen der marktorientierten Wirtschaft zu den KMU – 99,7 Prozent aller heimischen Unternehmen dieser Wirtschaft. Rund 92 Prozent der KMU waren Kleinstbetriebe mit weniger als zehn Beschäftigten; Ein-Personen-Unternehmen machten rund 58 Prozent aller Unternehmen aus.

Die Europäische Kommission definiert ein KMU als Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern und einer Umsatzsumme bis 50 Millionen Euro bzw. einer Bilanzsumme bis 43 Millionen Euro. Das Unternehmen muss eigenständig sein und darf kein Partner- oder verbundenes Unternehmen sein.

Sind nur eine oder zwei Personen verfügbar, fallen Belegwesen, Lohnverrechnung, Umsatzsteuer-Vorbereitung und Zahlungsauslösung auf dieselben Köpfe. Der Engpass liegt nicht in der Buchungstechnik, sondern im Takt: Fälligkeitstage müssen ohne externe Erinnerung sitzen. Bei selbstzuberechnenden Abgaben wie Umsatzsteuer, Lohnsteuer oder Dienstgeberbeitrag verschickt das Finanzamt keine Erinnerung.

Der 15. als Taktgeber: Fristen und Fälligkeiten im Monatsverlauf

Der 15. Tag eines Monats ist der wichtigste Steuertermin. An diesem Tag fallen Umsatzsteuervorauszahlungen an, dazu Lohnabgaben wie Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag, die Kammerumlage, Vorauszahlungen an Einkommen- und Körperschaftsteuer sowie die Kommunalsteuer.

Die Umsatzsteuerzahllast ist am 15. des zweitfolgenden Monats zu entrichten. Die lohnabhängigen Abgaben sind am 15. des Folgemonats zur Zahlung fällig.

Zur Größenordnung: Der Dienstgeberbeitrag beträgt 3,7 Prozent der Bruttolohnsumme, der Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag 0,31 bis 0,4 Prozent der Bruttolohnsumme, die Kommunalsteuer 3 Prozent der Bemessungsgrundlage.

Die Kammerumlage wird als Kammerumlage 1 bezeichnet. Sie beträgt zwischen 0,28 und 0,2464 Prozent der abziehbaren Vorsteuer und ist am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November fällig.

Die Vorauszahlungen für Einkommen- und Körperschaftsteuer sind quartalsweise spätestens am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November zu leisten. Über die maßgeblichen Beträge informiert das Finanzamt etwa einen Monat vor Fälligkeit mit einer Benachrichtigung.

Ein Sonderfall zu Jahresbeginn: Bezüge für das Vorjahr, die nach dem 15. Jänner bis zum 15. Februar ausgezahlt werden. Dann ist die Lohnsteuer bis zum 15. Februar als Lohnsteuer für das Vorjahr abzuführen.

Fällt ein Fälligkeitstag auf Samstag, Sonntag, gesetzlichen Feiertag, Karfreitag oder 24. Dezember, ist die Abgabe erst am nächsten Werktag zu entrichten. Die Verschiebung gilt automatisch; planen Sie Zahlungsläufe dennoch vor, damit die Auslösung nicht am letzten Tag hängt.

Wichtige Fristen im Monatsabschluss für KMU in Österreich

Steuerliche Abgaben und ihre Fälligkeiten im Monatsabschluss

Ablauf im Monatsabschluss: vom Beleg zur fälligen Zahlung

Der Monatsablauf folgt dem Fristenrhythmus. Nach Monatsende werden Belege und Datenstände eingesammelt, offene Perioden und die zuletzt eingereichte Umsatzsteuervoranmeldung überprüft. Aufbereitet werden die Grundlagen für die beiden Zahlungsströme: lohnabhängige Abgaben für den abgelaufenen Monat und Umsatzsteuerzahllast für den Monat davor.

Danach werden die Zahlungen termingerecht ausgelöst. Dabei ist zu entscheiden, ob für den konkreten Fälligkeitstag die Werktagsregel greift – bei Samstag, Sonntag, gesetzlichem Feiertag, Karfreitag oder 24. Dezember ist erst am nächsten Werktag zu zahlen. Ein Zahlungslauf, der am 15. selbst gestartet wird, ist bei banküblichen Vorlaufzeiten riskant.

Die Umsatzsteuerzahllast ist am 15. des zweitfolgenden Monats zu entrichten. Die Kommunalsteuer ist am 15. des Folgemonats fällig.

Zum Abschluss gehört die Dokumentation: welche Periode abgeschlossen, welche Erklärung eingereicht und welche Zahlung mit welchem Betrag und Datum ausgelöst wurde. Diese Notizen sind die Grundlage für die Nachkontrolle und für den Fall, dass die Aufgabe kurzfristig an eine andere Person geht.

Ablauf des Monatsabschlusses im KMU

Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer macht was im KMU?

Sinnvoll abgrenzbare Rollen im kleinen Team sind: Belegverantwortung (Belege vollständig und fristgerecht liefern), Lohnverrechnung, Umsatzsteuer-Vorbereitung, Zahlungsauslösung, Kontrolle der Zahlungen und Erklärungen sowie eine Vertretung. In Kleinstbetrieben nimmt dieselbe Person oft mehrere Rollen wahr.

Die Zahlungsauslösung sollte zumindest im Moment der Freigabe von einer zweiten Person kontrolliert werden. Fehler münden dort unmittelbar in einen Säumniszuschlag.

Die Rolle für die Umsatzsteuer umfasst die Frist für die Umsatzsteuerzahllast: 15. des zweitfolgenden Monats. Die Rolle für lohnabhängige Abgaben verantwortet die Frist am 15. des Folgemonats.

Lücken entstehen erfahrungsgemäß nicht in der laufenden Arbeit, sondern an Übergängen: Unklar ist, wer Wechselmonat, letzte Umsatzsteuervoranmeldung und offene Rückfragen übernimmt. Diese drei Punkte gehören schriftlich einer Person zugeordnet – wer den laufenden Monat abschließt, wer die letzte offene Voranmeldung verantwortet und wer Rückfragen beantwortet.

Vorteile und Risiken der zentralisierten Rolle im KMU

Übergabe und Ausfälle: Wechsel, Urlaub, Krankheit

Vor einem Buchhalterwechsel oder einer längeren Abwesenheit ist vor dem nächsten 15. ein Übergabepaket zu schnüren. Es umfasst Stichtag der Übergabe, vollständige Unterlagen, aktuellen Datenstand, Zugänge zu Konten und Systemen, Liste der offenen Perioden, zuletzt eingereichte Umsatzsteuervoranmeldung und offene Rückfragen.

Der typische Fehler: Unterlagen, Datenstände und Zugänge werden erst zusammengesucht, wenn der Wechsel bereits dringend ist. Der Wechsel wird aus Sorge vor offenen Perioden und Fristen weiter verschoben.

Beides zusammen führt dazu, dass eine Abgabe ohne Erinnerung des Finanzamts nicht entrichtet wird. Wer Stichtag, Unterlagen und Zuständigkeiten rechtzeitig festhält, verhindert genau das.

Bei Urlaub und Krankheit gilt dasselbe im Kleinen: Die Vertretung braucht laufenden Zugriff auf Datenstände und Zahlungswege, sonst kann sie den 15. nicht bedienen. Wer keine Vertretung mit Zugang hat, sollte die Zahlungen für die Abwesenheitswochen vorab vorbereiten und die Auslösung kalendarisch fixieren.

Übergabepaket vor Buchhalterwechsel oder Abwesenheit

Kontrolle nach dem Abschluss: Fristen, Zahlungen, Nachbereitung

Die Nachkontrolle prüft wenige, entscheidende Punkte. Wurden alle Fälligkeiten des Monats eingehalten – der 15. des Folgemonats für lohnabhängige Abgaben, der 15. des zweitfolgenden Monats für die Umsatzsteuerzahllast, bei Quartalsfälligkeit der 15. Februar, 15. Mai, 15. August oder 15. November für Vorauszahlungen und Kammerumlage 1?

Sind die Zahlungen tatsächlich ausgelöst und verbucht? Sind die selbstzuberechneten Abgaben kontrolliert, für die keine Erinnerung kommt? Sind die Unterlagen für die nächste Periode auffindbar?

Für die Umsatzsteuer ist die Zahllast mit der Fälligkeit am 15. des zweitfolgenden Monats abzugleichen.

Wer eine Abgabenschuld nicht bis zum Fälligkeitstag entrichtet, muss in der Regel einen Säumniszuschlag von zwei Prozent des Abgabenbetrages bezahlen. Bei länger andauerndem Zahlungsverzug verhängt das Finanzamt bis zu drei Säumniszuschläge; der erste beträgt zwei Prozent des nicht zeitgerecht entrichteten Betrages.

Über den Monat hinaus: Jahresfristen, die den Abschluss berühren

Die Jahressteuererklärungen sind samt Beilagen bis 30. April des Folgejahres einzureichen (§ 134 Abs 1 BAO). Betroffen sind Einkommen-, Körperschaft- und Umsatzsteuer sowie die Feststellungserklärung für Personengesellschaften.

Werden sie elektronisch über FinanzOnline eingebracht, verlängert sich die Frist bis 30. Juni des Folgejahres. Eine Verlängerung ist auf begründeten Antrag möglich und kann ebenfalls elektronisch in FinanzOnline beantragt werden.

Bei Vertretung durch berufsmäßige Parteienvertreter oder einen berechtigten Revisionsverband sind im Rahmen einer automationsunterstützten Quotenregelung längere Fristen möglich (§ 134a BAO). Bei verspäteter Abgabe kann ein Verspätungszuschlag von bis zu zehn Prozent des vorgeschriebenen Abgabenbetrages verhängt werden, wenn die Verspätung nicht entschuldbar ist (§ 135 BAO).

Die elektronische Übermittlung ist grundsätzlich verpflichtend, außer sie ist mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar (kein Internetanschluss). Steuerpflichtige, die die Erklärung selbst einreichen und deren Vorjahresumsatz 35.000 Euro nicht übersteigt, dürfen zusätzlich amtliche Papierformulare verwenden.

Für Arbeitgeber ist die Lohnzettelübermittlung relevant. Lohnzettel sind grundsätzlich bis Ende Februar des Folgejahres elektronisch über ELDA zu übermitteln (nicht über FinanzOnline).

Ist die elektronische Übermittlung mangels technischer Voraussetzungen nicht zumutbar, gilt eine Ausnahme. Dann ist der Papierlohnzettel (L 16) bis spätestens Ende Jänner des Folgejahres an das Finanzamt des Arbeitgebers oder an die Österreichische Gesundheitskasse zu übermitteln.

Ergänzungen des Lohnkontos, die Bemessungsgrundlagen oder abzuführende Steuer betreffen, erfordern einen berichtigten Lohnzettel. Dieser ist innerhalb von zwei Wochen ab erfolgter Ergänzung zu übermitteln.

Ein nach einer Lohnsteuerprüfung gemäß § 86 EStG 1988 erstellter Lohnzettel sowie ein nachträglich übermittelter oder berichtigter Lohnzettel sind ein rückwirkendes Ereignis im Sinn des § 295a BAO.