Prozesslandkarte erstellen: Schritte und Hilfsmittel

Prozesslandkarte: Was sie ist und wozu sie dient

Die Prozesslandkarte ist eine grafische Übersicht aller wesentlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens auf hoher Ebene. Sie zeigt deren Verknüpfungen und bildet die oberste Ebene der Prozessarchitektur im Geschäftsprozessmanagement – für Transparenz auf einen Blick. Sie hält Wechselwirkungen und Prozessverantwortlichkeiten fest und ordnet die Abläufe in Prozessebenen ein.

Der Nutzen: Die Landkarte ersetzt die abteilungsweise Sicht durch eine gemeinsame, abteilungsübergreifende Sichtweise und reduziert die Komplexität des Unternehmens. Sie macht sichtbar, wie Arbeit wertschöpfend über Abteilungsgrenzen hinweg fließt, und klärt Verantwortlichkeiten. Wo Teams nebeneinanderarbeiten und Zuständigkeiten unklar sind, liefert sie den Ausgangspunkt für Verbesserung.

Sie gibt organisatorische Standards und einheitliche Begrifflichkeiten vor, schafft Transparenz über die Ablauforganisation und dient als Startpunkt für gezielte Optimierungen. Sie zeigt, in welche Schlüsselprozesse investiert werden soll.

Entscheidend für die Reihenfolge: Die Landkarte wird vor der detaillierten Prozesserhebung erstellt. Sie legt das Big Picture fest, an dem sich die spätere Detailarbeit orientiert. Inhaltlich umfasst sie die vorhandenen oder geplanten Prozesse, die Verknüpfungen des Unternehmens mit internen und externen Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Banken, Mitarbeiter) sowie die Beziehungen zwischen internen Kunden und Lieferanten.

Abgrenzung zu Prozessmodell, Dokumentation, Organigramm und BPMN

Die Prozesslandkarte ist nicht mit Dokumenten zu verwechseln, die darunter oder daneben liegen. Das Prozessmodell beschreibt einen einzelnen Prozess im Detail – inklusive Abläufen, Rollen und Tätigkeiten. Die Prozessdokumentation enthält Anweisungen, Dokumente, Formulare und alle notwendigen Detailinformationen zur Prozessausführung.

Das Organigramm zeigt den Aufbau der Organisation und die Hierarchien, aber keine Abläufe und keine Wertschöpfung. Die Arbeitsteilung in der Landkarte wird also nicht hierarchisch, sondern entlang der Prozesse abgebildet.

Gegenüber BPMN (Business Process Model and Notation) ist die Abgrenzung grundsätzlicher: BPMN bildet einzelne Prozesse detailliert mit standardisierten Symbolen und Notationen auf operativer Ebene ab, die Prozesslandkarte zeigt die Beziehungen zwischen allen Prozessen auf strategischer Ebene.

Sie fungiert als Navigation durch die Prozesslandschaft und verliert sich nicht in einzelnen Arbeitsschritten. BPMN ist das Werkzeug der Wahl, wenn ein konkreter Ablauf mit allen Entscheidungspunkten und Aktivitäten präzise zu modellieren ist – die Landkarte bleibt die Übersicht darüber, wie diese Abläufe zusammenspielen.

Aufbau: Prozessebenen, Kategorien und Benennungslogik

Der Aufbau folgt meist einer Dreiteilung in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse. Führungsprozesse – auch Steuerungs- oder Managementprozesse – umfassen die Unternehmensplanung und -steuerung, etwa Strategie- und Zielemanagement. Sie setzen Ziele und Richtlinien und bilden den unternehmerischen Rahmen für alle weiteren Prozesse.

Kernprozesse (Primärprozesse) haben einen hohen Wertschöpfungsanteil, bilden das Tagesgeschäft ab und stehen in direktem Bezug zu Kundenaufträgen. In der Regel sind sie wettbewerbskritisch, weil sie dem Kunden einen Mehrwert liefern. Typische Beispiele: Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Produktentwicklung oder Service.

Unterstützungsprozesse (Querschnittsprozesse) haben keinen oder nur geringen Wertschöpfungsanteil, sind für die Leistungserstellung in den Kernprozessen aber von hoher Bedeutung. Beispiele: Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Berichtswesen, Personalwesen, HR, IT oder Einkauf.

Die Zuordnung eines Prozesses zu einem Cluster ist branchenabhängig: Art und Ausprägung der Wertschöpfung ergeben sich aus dem Unternehmensgegenstand, nicht aus einer allgemeinen Regel. Für die Darstellung werden Prozesse als Symbole und Kästen angeordnet, um Beziehungen und Abhängigkeiten zu verdeutlichen. Die Ebenen werden horizontal oder vertikal abgebildet und grafisch voneinander abgegrenzt.

Die Darstellung bleibt bewusst klar und einfach, damit sie auch für Prozessneulinge verständlich ist.

Bei der Benennung helfen verbale Kernbotschaften: „Kundenanfrage bearbeiten“ ist brauchbarer als ein abstrakter Begriff wie „Customer Operations“. Gruppiert wird logisch entlang der Wertschöpfungskette, nicht entlang von Abteilungen.

Vor dem Zeichnen ist das Gestaltungsprinzip zu wählen: entweder die methodische Einteilung nach Kernprozessen oder die fachliche Unterscheidung nach Branchenstandards wie eTOM oder ITIL. Die methodische Einteilung ist intuitiver und für den Einstieg geeigneter; je komplexer die Prozesse werden, desto praktischer sind Landkarten in einem Standard.

Schritt für Schritt zur Prozesslandkarte

Die Erstellung ist ein Teamprozess und gelingt nicht im stillen Kämmerlein – die Landkarte muss von jenen getragen werden, die die Abläufe kennen.

Bewährte Abfolge von der groben Außenansicht ins Detail: 1) Gestaltungsprinzip und Umfang festlegen, also methodische Einteilung nach Kernprozessen oder Branchenstandard und die Frage, wie weit die Landkarte reichen soll.

Zwei Punkte bestimmen die Qualität. Erstens kommt die Blackbox-Betrachtung vor der Identifikation einzelner Prozesse – sonst wird die Landkarte zur Detailsammlung statt zum Big Picture. Zweitens entsteht sie vor der detaillierten Prozesserhebung, nicht danach; sie gibt die Richtung vor, in der Detailarbeit und Optimierung ansetzen.

In sieben Schritten zur Prozesslandkarte

Hilfsmittel und Vorlagen für die Umsetzung

Für den Start genügen Office-Formate. Muster-Vorlage.ch stellt kostenlose Prozesslandkarten-Vorlagen für Word und PowerPoint bereit, bereits mit einer Beispiel-Prozesslandschaft: Vorlage herunterladen, im entsprechenden Programm öffnen, in das jeweilige Prozess-Symbol klicken und den Prozessnamen eingeben, Schritt für Schritt weiterarbeiten und regelmäßig speichern.

Smartsheet bietet kostenlose Vorlagen für Prozesslandkarten und Gantt-Diagramme für Excel und Word. Darunter: eine Vorlage für einfaches Prozess-Mapping, eine für detailliertes Prozess-Mapping, eine Six-Sigma-Prozesszuordnungsvorlage und eine Vorlage für eine Prozesslandkarte der Lieferkette, in der Lieferanten, Rohstoffe, Fertigungsschritte, Qualitätssicherungsprozess, Verpackung sowie Lager- und Versandlogistik erfasst werden.

Wer dokumentationspflichtig arbeitet, greift zu QM-Vorlagen. Qualitaetsmanagement.me stellt eine QM-Vorlage „Prozesse darstellen“ bereit, die eine Prozessmatrix enthält. Diese hilft, Unternehmensprozesse zu strukturieren, daraus eine individuelle Prozesslandkarte zu generieren und Prozessbeschreibungen zu koordinieren.

Enthalten sind ein Geschäftsprozess-Beispiel und 33 Beispiele verschiedener Prozessarten, kategorisiert in Managementprozesse, operative Geschäftsprozesse und Unterstützungsprozesse. Damit lässt sich auch feststellen, welche Prozesse noch erforderlich und welche bereits überflüssig sind.

Für Visualisierung und laufende Aktualisierung kommt Software zum Einsatz. KI-Tools können Dokumentation und Darstellung massiv beschleunigen, ersetzen aber nicht die notwendige strategische Struktur. Kein Werkzeug nimmt die Entscheidungen ab, die die Landkarte ausmachen: Gestaltungsprinzip, Zuschnitt der Kernprozesse und Zuordnung der Verantwortlichkeiten.

Pflege, Verantwortlichkeiten und typische Stolpersteine

Eine Prozesslandkarte ist ein lebendiges Dokument: Sie wird durch Erkenntnisse aus der Prozessoptimierung kontinuierlich angepasst und weiterentwickelt und in regelmäßigen Abständen überprüft. Verantwortlichkeiten gehören deshalb sichtbar in die Darstellung – die Prozessverantwortlichen sind Teil des Inhalts, nicht ein Anhang. Wird sie nach der Ersterstellung nicht nachgeführt, verliert sie genau den Nutzen, für den sie angelegt wurde: Transparenz über die Ablauforganisation und gemeinsame Begrifflichkeiten.

Typische Stolpersteine: Erstens das Abteilungsdenken. Wird entlang von Abteilungen statt entlang der Wertschöpfungskette gruppiert, spiegelt die Landkarte die Hierarchie und nicht die Abläufe. Zweitens unklare Zuständigkeiten: Bleiben Verantwortlichkeiten offen, arbeiten Teams weiter nebeneinander, statt miteinander.

Drittens eine überladene Darstellung: Die Landkarte ist eine hohe Abstraktionsebene und bleibt klar und einfach. Abläufe, Rollen und Tätigkeiten im Detail gehören ins Prozessmodell, Anweisungen, Formulare und Detailinformationen in die Prozessdokumentation.

Wo die Grenze zwischen Kern- und Unterstützungsprozess verläuft, zeigen Beispiele: Die Auftragsbearbeitung steht in direktem Bezug zum Kundenauftrag und ist damit Kernprozess. Personalwesen, IT oder Einkauf stellen Ressourcen und Infrastruktur bereit und sind Unterstützungsprozesse. Ob ein Prozess tatsächlich wertschöpfend wirkt, hängt vom Unternehmensgegenstand ab – dieselbe Tätigkeit kann in einem anderen Geschäftsmodell anders eingeordnet werden.

Checkliste für Pflege und Stolpersteinvermeidung