Controlling-Software auswählen: Kriterien und Datenquellen

Warum die Auswahl an den Datenquellen beginnt

Controlling-Software stellt Kennzahlen und Daten eines Unternehmens dar, analysiert sie und zeigt Zusammenhänge auf. Sie unterstützt internes und externes Berichtswesen, die Beurteilung der wirtschaftlichen Lage, die Vorhersage möglicher Szenarien und die Planung zukünftiger Handlungen (Softwarevergleich.de, 14.10.2024).

Daraus folgt die Auswahlreihenfolge. Zuerst klären, woher die Zahlen kommen: Finanzbuchhaltung, ERP, Kostenrechnung, Bankkonten, Excel-Tabellen oder bestehendes BI-Werkzeug. Erst danach ist ein Produktvergleich sinnvoll. Eine Funktionsliste ohne Bezug zur eigenen Datenlage sagt nichts über den tatsächlichen Aufwand.

Ein zweites Argument ist das Ziel, manuelle Eingaben zu reduzieren. Einmal festgelegte Szenarien und Analysen werden automatisch berechnet. Bei Abweichungen informiert das System die Mitarbeitenden, damit sie frühzeitig gegensteuern. Voraussetzung ist, dass die Daten automatisch und in der richtigen Gliederung ins System gelangen.

Wer zuerst Software vergleicht und erst danach die Datenanbindung löst, zahlt die Schnittstellenarbeit doppelt – in der Lizenz und im Projekt. Praktisch: eine Liste der Datenquellen anlegen. Je Quelle klären, welche Kennzahlen, Dimensionen und Perioden gebraucht werden, wie aktuell die Daten sein müssen und ob der Import automatisiert oder händisch erfolgt. Diese Liste ist die Messlatte, an der jede infrage kommende Lösung scheitert oder besteht.

Drei Kategorien unterscheiden: Buchhaltung, Finanzcontrolling, Liquidität

Im deutschsprachigen Raum ist der Begriff Controlling-Software weit gefasst; vieles trägt dieses Label, hat aber unterschiedliche Schwerpunkte. Für die Auswahl sind drei Kategorien zu unterscheiden (Agicap, 17.09.2025).

Die erste Kategorie ist Buchhaltungssoftware. Sie bildet die Grundlage der Finanzberichterstattung: Finanzbuchhaltung inklusive Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahresabschlüssen sowie Standardauswertungen wie BWA oder Summen- und Saldenlisten. ERP-Systeme und Lösungen wie DATEV oder Lexware decken diese Funktionen ab. Für Planung, Szenarien oder Management-Reporting bieten sie nur begrenzte Möglichkeiten (Agicap).

Die zweite Kategorie ist Finanzcontrolling-Software. Typisch sind integrierte Planung von GuV, Bilanz und Cashflow auf Periodenbasis, Budgetierung, Prognosen und Szenarioanalysen, Kostenstellen-, Profit-Center- und Projektcontrolling, Management-Reporting, Kennzahlensysteme (KPIs) und Abweichungsanalysen sowie teilweise Konzernplanung und -konsolidierung. Als Beispiele nennt die Quelle Jedox, LucaNet, Seneca Controlling und Corporate Planning (Agicap).

Die dritte Kategorie ist Liquiditätsmanagement-Software. Sie fokussiert nicht auf GuV- oder Kostenstellenplanung, sondern auf operative Liquiditätssteuerung. Dazu gehören Anbindung und Konsolidierung aller Bankkonten, tägliche Liquiditätspositionen auf Gruppen-, Gesellschafts- und Kontoebene, kurzfristige und 13-Wochen-Liquiditätsplanung auf Basis realer Zahlungsströme sowie Unterstützung bei Cash Pooling und konzerninterner Finanzierung (Agicap).

Für die Auswahl heißt das: Vor dem Produktvergleich entscheiden, welche der drei Kategorien den Engpass bildet – ein Rechnungswesen-Backbone, eine integrierte Planungs- und Reportinglösung oder ein Liquiditätswerkzeug. Häufig werden zwei Kategorien kombiniert, was die Schnittstellenfrage aus dem ersten Abschnitt erneut aufwirft.

Drei Kategorien von Controlling-Software im österreichischen Markt

Interne Datenquellen und Schnittstellen prüfen

Eine Controlling-Software muss folgende Quellen anzapfen: Finanzbuchhaltung mit Sachkonten, Debitoren und Kreditoren, ERP-System, Bankkonten, Kosten- und Leistungsrechnung, Excel-Tabellen und ein allfälliges BI-Werkzeug. Schnittstellen zu anderen Programmen für Datenimport und -export gehören zum Standardfunktionsumfang (Softwarevergleich.de). Liquiditätsmanagement-Software bindet zusätzlich alle Bankkonten an und konsolidiert sie (Agicap).

Prüfpunkte je Quelle: Erfolgt der Import automatisiert oder händisch? In welcher Gliederung kommen die Daten an – Kontenrahmen, Kostenstellen, Kostenträger, Projekte, Perioden? Wie werden Stammdaten wie Kunden, Lieferanten und Kostenstellen abgeglichen, wenn sie sich ändern? In welchem Format geht es zurück, etwa für die Weiterarbeit in Excel?

Ein Beispiel: Beim L.i.S.A Explorer lassen sich Daten auswerten, als Bericht ausgeben, im Pivot-Grid analysieren oder in Excel weiterverarbeiten. Über das BI-Modul sind Planung und Reporting über mehr als 17 Dimensionen möglich (L.i.S.A Software, 15.10.2024).

Ein eigenes Kriterium ist der Abbau von Excel-Abhängigkeiten. Manuelle Eingaben zu reduzieren und Excel-Abhängigkeiten zu verringern zählt zu den erklärten Effekten einer Controlling-Software (Softwarevergleich.de). Die vollständige Ablöse ist selten realistisch: Meist bleibt Excel für Sonderauswertungen und Datenlieferungen aus Fachbereichen.

In die Anforderungsliste gehört daher, welche Excel-Importe regelmäßig vorkommen und wer sie liefert. Ebenso gehört hinein, ob das neue System diese Importe strukturiert entgegennimmt – mit definierten Spalten, Prüfregeln und Fehlerprotokoll – oder nur als Dateiupload.

Prüfliste für interne Datenquellen und Schnittstellen

Funktionale Kriterien: vom Ist-Soll-Vergleich bis zur Simulation

Funktionale Kriterien lassen sich aus den Kernfunktionen ableiten, die eine Controlling-Software typischerweise bietet. Dazu zählen die zusammenhängende Darstellung aller wichtigen Daten und Kennzahlen sowie die Anzeige von Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Werten. Teils kommt ein Frühwarnsystem hinzu, teils eine Integration mit anderen Systemen.

Weitere Kernfunktionen sind der Überblick über alle Finanzen und Investitionen, Kosten- und Leistungsrechnung, Budgetplanung und automatische Reportings. Hinzu kommen Analysen zu Prognosen und Abweichungen wie ABC-Analysen oder Ad-hoc-Reportings, Simulationen von Problemen, möglichen Risiken und weiteren Szenarien sowie Schnittstellen zu anderen Programmen für Datenimport und -export (Softwarevergleich.de).

Ergänzend nennt die Kategorisierung der Finanzcontrolling-Software die integrierte Planung von GuV, Bilanz und Cashflow auf Periodenbasis, Budgetierung, Prognosen und Szenarioanalysen, Kostenstellen-, Profit-Center- und Projektcontrolling, Management-Reporting, Kennzahlensysteme und Abweichungsanalysen sowie teilweise Konzernplanung und -konsolidierung (Agicap).

Ein eigenes Kriterium ist die Deckungsbeitragsrechnung, wenn das Geschäftsmodell stark über Produkt- oder Kundendeckungsbeiträge gesteuert wird. Im Getränkefachgroßhandel bildet sie laut Anbieter einen Schwerpunkt der Analyse (L.i.S.A, 15.10.2024).

Für die Bewertung ist jede Funktion in ein prüfbares Kriterium zu übersetzen. Aus „Abweichungsanalyse“ wird die Frage: Auf welcher Ebene werden Abweichungen ausgewiesen – Konto, Kostenstelle, Projekt, Kunde, Produkt –, in welcher Periode, und löst das System eine Meldung aus oder nur eine Auswertung?

Aus „Simulation von Szenarien“ wird: Wie viele Szenarien lassen sich parallel halten, und können einzelne Annahmen geändert werden, ohne die Basisdaten zu überschreiben? Aus „automatisches Reporting“ wird: In welchem Rhythmus, an welchen Empfängerkreis und mit welcher Berechtigungsstufe wird verteilt? Ohne solche Zusatzfragen bleibt die Funktionsliste bei der Demo nicht überprüfbar.

Technische und organisatorische Kriterien

Technisch stehen drei Bereitstellungsformen nebeneinander: Controlling-Softwarelösungen in der Cloud, als installierbare Version oder als Excel-Vorlage (ControllingPortal.de). Die Unterscheidung betrifft nicht den Geschmack, sondern die Betriebsform. Cloudbasierte Software (Software as a Service, SaaS) wird in der Regel ausschließlich als Abonnement verkauft. Lokal installierte Software wird über eine Transaktionslizenz oder als Abonnement verkauft (Statista, Marktdefinition Unternehmenssoftware Österreich).

Daraus folgen unterschiedliche Kostenverläufe und unterschiedliche Anforderungen an IT-Betrieb, Datensicherung und Updates. Weitere Kriterien sind Integration mit anderen Systemen, Datenimport und -export (Softwarevergleich.de), Branchenfit, Reporting-Dimensionen und Auswertungstiefe. Branchenfit ist keine Marketingfrage, sondern eine Datenfrage: Branchenlösungen bringen vordefinierte Auswertungen für die spezifische Wertschöpfung mit.

L.i.S.A Power ist etwa die Branchenlösung für den Getränkefachgroßhandel. Sie umfasst Module für automatische Datenerfassung, Planung, Ist-Soll-Vergleich und das genannte BI-Modul (L.i.S.A Software, 15.10.2024). Die Auswertungstiefe zeigt sich an der Zahl der verfügbaren Dimensionen – im zitierten Beispiel mehr als 17 Gesichtspunkte. Sie zeigt sich auch daran, ob sich Berichte ohne Zusatzprogrammierung anpassen lassen.

Die Gewichtung dieser Kriterien ist unternehmensabhängig. In einem kleinen Unternehmen mit einem ERP-System und einer Kostenstelle sind Schnittstellenbreite und Konzernkonsolidierung nachrangig, während Aufwand für Einrichtung und Betreuung stark wiegen. In einem Konzern mit mehreren Gesellschaften verschiebt sich das Gewicht auf Währungsumrechnung, Zwischenergebniseliminierung und Konzernplanung.

Wer bereits mit einem BI-Werkzeug arbeitet, legt den Schwerpunkt auf Datenbereitstellung statt Berichtsgestaltung. Wer heute aus Excel heraus plant, braucht zuerst eine belastbare Importstrecke. Der Controlling-Reifegrad entscheidet also, ob eine Datenbank mit offener Berichtsschicht oder eine Lösung mit fertigen Auswertungen die bessere Wahl ist.

Cloud vs. Lokal installierte Software: Vor- und Nachteile

Externe Datenquellen für den Marktüberblick

Für die Longlist eignen sich Verzeichnisse und Studien. Das Controllingportal betreibt einen Marktplatz, der nach eigener Beschreibung einen schnellen Marktüberblick über mehr als 90 Controllingsoftware-Anbieter verschafft (ControllingPortal.de). Für Planung, Budgetierung und Forecasting liefert der BARC Planning Survey einen detaillierten Vergleich der marktführenden Lösungen (BARC, 25.02.2022).

Controllingportal stellt Controlling-Softwarelösungen in der Cloud, als installierbare Version oder Excel-Vorlage vor (ControllingPortal.de). Daneben gibt es redaktionelle Übersichten, die Anbieter nach Unternehmensgröße gruppieren. Eine Zusammenstellung für Unternehmen bis 20 MEUR beschreibt ein Controlling Tool als integrierte Analyse, Planung und Optimierung von Gewinn und Liquidität (Meetadam.io).

Die Grenzen dieser Quellen sind für den Auswahlprozess entscheidend. Ein Anbieterverzeichnis mit mehr als 90 Einträgen dokumentiert Bandbreite, nicht Eignung. Die Aufnahme in ein Verzeichnis oder eine Liste ersetzt keine Prüfung.

Eine Marktstudie vergleicht Planungslösungen anhand ihrer Funktionen und Anbieterangaben, nicht anhand der Datenlage des eigenen Unternehmens. Anbieterübersichten arbeiten mit Gruppen wie Unternehmensgröße oder Branche und dienen daher nur als Anhaltspunkt für die Vorauswahl. Externe Quellen liefern Kandidaten für die Longlist und Argumente für die Vorauswahl; die Entscheidung fällt im Test mit eigenen Daten.

Österreichische Anforderungen und lokale Quellen

Der österreichische Markt für Unternehmenssoftware wächst stark; Unternehmen setzen vermehrt auf innovative Lösungen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse (Statista, Unternehmenssoftware Österreich). Dasselbe Marktbild beschreibt die Bereitstellungsformen: Lokal installierte Software wird über eine Transaktionslizenz oder als Abonnement verkauft. Cloudbasierte Software als SaaS wird in der Regel ausschließlich im Abonnement verkauft (Statista, Marktdefinition).

Umsatz- und Wachstumszahlen des Segments sind im frei zugänglichen Auszug nicht ausgewiesen. Für die Argumentation im Auswahlprojekt sind sie gegenüber den eigenen Datenmengen ohnehin nachrangig.

Für Österreich relevant sind lokale Branchenlösungen und die dazugehörigen Anwenderberichte. L.i.S.A Power positioniert sich laut Anbieter als Nummer eins am österreichischen Markt für den Getränkefachgroßhandel. Dort deckt das System Controlling über das Zusammenspiel mehrerer Module ab.

Dazu gehören automatische Erfassung der notwendigen Daten sowie Instrumente für Planung und Ist-Soll-Vergleich. Daneben gibt es Buchtipps zu Deckungsbeitragsrechnung und Beschaffungscontrolling im Handel (L.i.S.A, 15.10.2024). Solche Anbieterangaben sind Ausgangspunkt für Referenzgespräche, nicht Ergebnis einer Prüfung. Die Aussage zur Marktposition stammt vom Anbieter selbst.

Für österreichische Unternehmen heißt das: Bei der Longlist prüfen, ob eine Branchenlösung vorhandene Auswertungen mitbringt, die sonst selbst zu bauen wären, und ob deren Datenmodell zur eigenen Kostenrechnung passt. Bei internationalen Lösungen ist umgekehrt zu klären, ob österreichische Erfordernisse des Rechnungswesens aus dem vorgelagerten System kommen. Dazu zählen etwa Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss, die zur Buchhaltungssoftware gehören (Agicap). Zu klären ist auch, in welcher Form diese Daten ins Controlling gelangen. Wer diese Abgrenzung zu Beginn festhält, verhindert, dass das Controllingprojekt zum Buchhaltungsprojekt wird.

Marktentwicklung: Unternehmenssoftware in Österreich

Vom Kriterienkatalog zur Entscheidung

Der Auswahlprozess führt Kriterien und Datenquellen in einer gewichteten Reihenfolge zusammen. Erster Schritt: Muss- und Kann-Kriterien definieren. Muss-Kriterien führen bei Fehlen zum Ausschluss – etwa Kostenstellen- und Projektcontrolling, Ist-Soll-Abweichungen mit Frühwarnfunktion oder Deckungsbeitragsrechnung. Kann-Kriterien werden nach Nutzen gewichtet, etwa Konzernkonsolidierung oder eine bestimmte Berichtsdimension.

Zweiter Schritt: interne Datenquellen und ihre Schnittstellen aufnehmen. Dazu gehören Periodizität, Gliederungstiefe, manuelle Excel-Importe und gewünschte Exporte.

Dritter Schritt: über Fachverzeichnisse und Studien eine Longlist bilden. Dafür stehen der Marktplatz mit über 90 Controllingsoftware-Anbietern (ControllingPortal.de), der BARC Planning Survey für Planungs-, Budgetierungs- und Forecastinglösungen (BARC, 25.02.2022) und die Studien zu Controlling-Software in Cloud, installierter Version oder Excel-Vorlage (ControllingPortal.de) zur Verfügung.

Vierter Schritt: Shortlist und Demos – getestet mit eigenen Daten, eigenem Kontenrahmen, eigenen Kostenstellen und einer realen Planungsrunde. Eine Demo mit Beispieldaten zeigt die Oberfläche. Eine Demo mit eigenen Daten zeigt, ob Import, Abweichungslogik und Bericht funktionieren.

Fünfter Schritt: Referenzen einholen, bevorzugt bei Anwendern mit ähnlicher Größe, Branche und Datenlage. Dort konkret nach Einführungsdauer, Importaufwand und Aufwand im laufenden Betrieb fragen.

Sechster Schritt: die Einführung als eigenen Arbeitsstrang planen. Best Practices zur zielführenden Einführung von Controlling-Software sind Teil gängiger Auswahlleitfäden (Softwarevergleich.de). In der Praxis betreffen sie Reihenfolge und Umfang: mit einem abgegrenzten Auswertungsbereich starten, Stammdaten und Schnittstellen vor der ersten Planungsrunde stabilisieren, parallele Excel-Rechnungen nur so lange fortsetzen, wie sie der Abgleich benötigt.

Jeder Schritt liefert entscheidungsrelevante Informationen. Wird einer übersprungen, wandert die offene Frage in die Einführungsphase und wird dort teurer.

Schritte im Auswahlprozess für Controlling-Software

Fazit

Die passende Controlling-Software ergibt sich aus dem Abgleich von vier Größen. Erstens: vorhandene Datenquellen mit ihren Schnittstellen und Importformaten. Zweitens: Funktionsbedarf von Abweichungsanalyse über Budgetierung und Prognose bis zu Simulation und Deckungsbeitragsrechnung. Drittens: technische Rahmenbedingungen wie Bereitstellungsform, Integration und Auswertungstiefe. Viertens: Marktkontext mit lokalen Branchenlösungen sowie verfügbaren Fachverzeichnissen und Studien.

Ein pauschaler Produktvergleich ersetzt diesen Abgleich nicht. Verzeichnisse mit mehr als 90 Anbietern (ControllingPortal.de) und Studien zu Planungs-, Budgetierungs- und Forecastinglösungen (BARC, 25.02.2022) liefern eine begründete Longlist. Die Entscheidung entsteht aus Demos mit eigenen Daten, geprüften Referenzen und einer Einführung, die mit einem abgegrenzten Auswertungsbereich beginnt.