Mitarbeitergespräche führen: Ablauf, Fragen und Dokumentation

Was ein Mitarbeitergespräch ist – und was nicht

Nach AMS ist ein Mitarbeitergespräch eine regelmäßig stattfindende Besprechung zwischen Vorgesetztem bzw. Vorgesetzter und Mitarbeiter:innen. Themen sind alltägliche Arbeitsaufgaben, Zusammenarbeit mit Kolleg:innen, berufliches Umfeld und Führungsstil. Dazu kommen Zielsetzungen und gewünschte Veränderungen bei Soft und Hard Skills.

Die von der DRdA zitierte arbeits-, betriebs- und organisationspsychologische Definition nennt es ein „institutionalisiertes Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter mit spezifischer Zielsetzung“. Es wird aufgrund eines formalen Anlasses fest terminiert, erfordert ein größeres Zeitbudget und kann von beiden Seiten ausreichend vorbereitet werden.

ZEITBLÜTEN unterscheidet zwei Arten: das institutionalisierte, regelmäßig ohne besonderen Anlass stattfindende Gespräch – etwa das Jahresgespräch –, das häufig nach einem firmeninternen standardisierten Leitfaden geführt wird. Die zweite Art ist das anlassbezogene Gespräch zu einem aktuellen Anlass oder Vorfall.

Konflikt-, Kritik-, Lob- oder Gehaltsgespräche sind eigene Formate. Sie können Auslöser sein, ersetzen aber nicht die periodische Bilanz über Arbeitssituation, Leistungen und Ziele. In der Regel führt der direkte Vorgesetzte das Gespräch als Vier-Augen-Gespräch, seltener tun das höhere Vorgesetzte oder Personaler.

Laut AMS sind regelmäßige Dialoge zwischen Führungsebene und Mitarbeiter:innen wichtig, um ein angenehmes Betriebsklima zu erhalten und konstruktives gemeinsames Arbeiten zu sichern. Als wesentliche Parameter nennt die Quelle offenen Dialog, empathisches und professionelles Verhalten sowie sachliche Kommunikation. Nach news.at stärkt das Gespräch die Beziehung beider Ebenen und kann Arbeitsbeziehungen verändern.

Das Instrument bleibt ambivalent: Die DRdA beschreibt es im Idealfall als Förderungs- und Karriereplanungstool, im schlechtesten Fall als disziplinar- und beendigungsrechtlich relevantes „(Geheim-)Dossier über (Persönlichkeits-)Mängel“. Im privatrechtlichen Arbeitsvertragsrecht gibt es keine gesetzlichen Vorgaben.

Institutionalisiertes vs. anlassbezogenes Mitarbeitergespräch

Anlässe, Zeitpunkt und Frequenz

Meist findet das Gespräch einmal im Jahr statt und heißt daher Jahresgespräch (news.at); der AMS nennt jährliche Abstände. Häufig wird es gegen Ende des Jahres angesetzt, um Bilanz zu ziehen und das nächste Jahr zu planen. In der Regel dauert es 60 bis 90 Minuten und wird zwei bis drei Wochen vorher angekündigt (news.at).

Anlassbezogen führt man laut AMS ein Feedbackgespräch, wenn jemand aus der Karenz zurückkommt, bei einem Positionswechsel oder am Ende der Probezeit. Das Gespräch am Ende der Probezeit klärt laut news.at auch, wie es weitergeht bzw. welche Aufgaben bei einem Verbleib folgen. Weitere Anlässe: herausragende oder schlechte Leistungen, Konflikte und nötige Eingriffe in Arbeitsabläufe (Personio). Auch Mitarbeiter:innen können die Initiative ergreifen und um einen konstruktiven Dialog bitten (AMS).

Als periodische Formen nennt ZEITBLÜTEN Jahresgespräch, Zielvereinbarungsgespräch, Personalentwicklungsgespräch, Leistungsgespräch und Beurteilungsgespräch. Im öffentlichen Dienst ist das Mitarbeitergespräch (MAG) als Führungsinstrument gesetzlich verankert und findet jährlich statt (§ 45a BDG bzw. § 5 VBG). Mit Abstand zum Tagesgeschehen behandelt es die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit sowie Aufgaben und berufliche Entwicklung. Seit der 2. Dienstrechtsnovelle 2022 kommen die Erörterung von Ökologisierungs- und Nachhaltigkeitspotenzialen dienstlich bedingter Mobilität hinzu.

In Privatbetrieben ist das Mitarbeitergespräch in Österreich nicht verpflichtend, es besteht kein gesetzlicher Anspruch. Geregelt sein kann die Durchführung aber in Kollektivverträgen, im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen (news.at). Die DRdA verweist ergänzend auf öffentlich-dienstrechtliche Landesgesetze sowie auf BDG, VBG und mittelbar UG.

Daten zum Mitarbeitergespräch in Österreich

Vorbereitung auf beiden Seiten

Die Struktur geben zumeist die Vorgesetzten vor, vorbereiten müssen sich dennoch beide Seiten (AMS, news.at). Eingeladene sollten eine Einladung mit Tagesordnung und relevanten Unterlagen erhalten und ausreichend Vorbereitungszeit einfordern – genau darauf zielt der AMS-Tipp, damit ein sicheres und professionelles Auftreten möglich ist. Zur inhaltlichen Vorbereitung gehören Notizen zu Aufgaben, Zahlen und Ereignissen des Zeitraums, statt sich auf das Gedächtnis zu verlassen.

Kern der Vorbereitung ist der Zielrückblick: Wenn bereits ein Mitarbeitergespräch stattgefunden hat, werden die damaligen Inhalte und definierten Zielsetzungen begutachtet und gegebenenfalls überarbeitet oder neu formuliert (AMS).

Der öffentliche Dienst stellt als Hilfsmittel einen Leitfaden zu Mitarbeitergespräch und Teamarbeitsbesprechung, ein Musterformular zum Mitarbeitergespräch mit Zielvereinbarung sowie ein Musterformular zur Teamarbeitsbesprechung bereit. Dort gibt es auch einen Vorbereitungsbogen für ein genderorientiertes Mitarbeitergespräch (BMGF, 2016). Der AMS stellt Infos, Tipps und Checklisten für die Vorbereitung bereit.

Vorab zu klären sind die Rollen: Treten zwei gleichberechtigte Vorgesetzte auf, muss vor dem Gespräch feststehen, wer für welche Fragen und Themen zuständig ist (news.at). Für die Durchführung empfiehlt sich ein ruhiger Besprechungsraum abseits des Arbeitsplatzes, damit das Tagesgeschäft nicht unterbricht.

Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch – Checkliste für beide Seiten

Ablauf in Phasen

Der Ablauf ist im Regelfall chronologisch. So werden vergangene Aspekte, gegenwärtige Themenschwerpunkte und zukünftige Entwicklungen integriert (AMS).

Das Gespräch findet abseits des Tagesgeschäfts statt und folgt einem zuvor definierten Ablauf (news.at). Im öffentlichen Dienst ist dieser Abstand zum Tagesgeschehen ausdrücklich Teil des Konzepts.

Bewährt ist eine Gliederung in sieben Phasen: (1) Einstieg und Klärung der Vertraulichkeit; (2) Rückblick auf die im Vorjahr getroffenen Vereinbarungen und Ziele; (3) Ist-Stand zu Aufgaben und Zusammenarbeit; (4) Leistung und Rahmenbedingungen; (5) Ziele und berufliche Entwicklung; (6) konkrete Vereinbarungen; (7) Abschluss.

Die inhaltlichen Stationen ergeben sich aus den Themen, die das Gespräch abdecken soll: alltägliche Arbeitsaufgaben, Zusammenarbeit mit Kolleg:innen, berufliches Umfeld, Führungsstil, Zielsetzungen und gewünschte Veränderungen sowie Soft und Hard Skills (AMS).

In der Praxis wird Bilanz gezogen und über Anliegen, Ziele, Feedback und die weitere Planung gesprochen; am Ende können beide Seiten Vereinbarungen für die weitere Arbeit treffen (news.at).

Im Gespräch festgelegte Ziele werden beim nächsten Termin wieder begutachtet und gegebenenfalls korrigiert (AMS). Phase 2 und Phase 6 greifen also ineinander.

Fragen, die ein Gespräch öffnen

Offene Fragen, die sich nicht mit Ja oder Nein beantworten lassen, bringen mehr als Bewertungsskalen. Die folgenden Formulierungen sind Beispiele für die Themenfelder, die ein Mitarbeitergespräch abdecken soll – Arbeitsaufgaben, Zusammenarbeit, berufliches Umfeld, Führungsstil, Zielsetzungen sowie Soft und Hard Skills (AMS):

Arbeitsaufgaben: „Welche Aufgaben haben im vergangenen Jahr am meisten Zeit gebraucht – und woran lag das?“ – „Wo fehlen Ihnen Informationen, Werkzeuge oder Entscheidungen, um Ihre Arbeit zu erledigen?“ – „Was würden Sie an Ihrem Aufgabenbereich sofort ändern, wenn Sie könnten?“

Zusammenarbeit: „Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Team aus Ihrer Sicht, und wo hakt es?“ – „Mit wem arbeiten Sie gut zusammen, und was müsste sich ändern?“ – „Wo brauchen Sie von Kolleg:innen etwas, das Sie derzeit nicht bekommen?“

Führungsstil: „Wie erleben Sie meine Rückmeldungen – kommen sie rechtzeitig und konkret genug?“ – „Was sollte ich als Führungskraft anders machen?“ – „Wobei hätten Sie sich mehr Unterstützung von mir erwartet?“

Leistung: „Was ist Ihnen im letzten Jahr besonders gelungen?“ – „Woran würden Sie selbst merken, dass Sie Ihre Ziele erreicht haben?“ – „Wo sehen Sie bei sich noch Luft nach oben?“

Belastung und Arbeitsumfeld: „Wie geht es Ihnen mit dem Arbeitspensum, und wo entsteht Druck?“ – „Was bräuchten Sie, um Ihre Arbeit über das Jahr hinweg gut durchzuhalten?“

Entwicklung und Ziele: „Welche Fähigkeiten möchten Sie als Nächstes aufbauen?“ – „Welche Aufgabe würden Sie gerne übernehmen, die Sie heute noch nicht haben?“ – „Welche zwei oder drei Ziele sollen im nächsten Jahr im Vordergrund stehen?“

Zufriedenheit: „Was müsste sich ändern, damit Sie in einem Jahr sagen: Es ist besser geworden?“

Auch Mitarbeiter:innen können Fragen vorbereiten. Sie können die Initiative ergreifen und um einen konstruktiven Dialog bitten (AMS):

„Welche Erwartungen haben Sie konkret an mich?“ – „Wie und von wem wird meine Leistung bewertet?“ – „Welche Entwicklungsmöglichkeiten sehen Sie für mich?“ – „Was hat sich seit unserem letzten Gespräch aus Ihrer Sicht verändert?“

Wichtigste Themenfelder für ein konstruktives Mitarbeitergespräch

Kritik, Konflikte und schwierige Themen

Anerkennung und Kritik gehören in ein Vier-Augen-Gespräch, etwa bei besonderen Leistungen oder einem gröberen Fehler (ZEITBLÜTEN). Sachlich und konkret bedeutet: beobachtbares Verhalten und dessen Folgen beschreiben, nicht die Person bewerten. Für die Grenzen solcher Beurteilungen verweist die DRdA auf die Rechtsprechung – OGH 2008 zum Personalbeurteilungsbogen und OGH 2015 mit dem Grundsatz, dass es keine Beurteilung um der Beurteilung willen geben soll – sowie auf § 16 ABGB, das DSG und das Antidiskriminierungsrecht.

Bei schwierigen Gesprächen, etwa wenn arbeitsrechtliche Fragen im Raum stehen, zieht die Unternehmensseite gerne jemanden aus der Personalabteilung hinzu. Dann kann und darf sich die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter Verstärkung aus dem Betriebsrat holen, um eine „2-gegen-1“-Szenerie zu vermeiden (news.at). Auf kollektiver Ebene regeln die kongruenten Tatbestände der §§ 96a ArbVG und 9 PVG die Mitwirkungsmöglichkeiten von Personalvertretung und Betriebsrat (DRdA).

Dokumentation: Protokoll, Zielvereinbarung und Personalakt

Festzuhalten sind Ergebnisse, getroffene Vereinbarungen, Fristen und nächste Schritte samt Zuständigkeiten.

Im öffentlichen Dienst stehen als Vorlagen ein Leitfaden zu Mitarbeitergespräch und Teamarbeitsbesprechung, ein Musterformular zum Mitarbeitergespräch mit Zielvereinbarung sowie ein Musterformular zur Teamarbeitsbesprechung zur Verfügung (oeffentlicherdienst.gv.at). Im privaten Bereich sind Protokollvorlagen, Checklisten und Beurteilungsbögen gängige Hilfsmittel.

Eine schriftliche Zielvereinbarung sollte so formuliert sein, dass sie beim nächsten Termin überprüft und gegebenenfalls angepasst werden kann. So werden die definierten Zielsetzungen im Folgegespräch begutachtet und bei Bedarf revidiert oder umformuliert (AMS).

Die Dokumentation hat eine zweite Seite: Die DRdA versteht das Mitarbeiter:innengespräch im Zusammenhang mit seiner Ergebnisspeicherung im „materiellen Personalakt“. Dasselbe Instrument kann als Förderungs- und Karriereplanungstool dienen oder als disziplinar- und beendigungsrechtlich relevantes „(Geheim-)Dossier über (Persönlichkeits-)Mängel“. Der Beitrag behandelt daher die Grenzen des Fragerechts und der Antwortpflicht, das Einsichtsrecht in den vollständigen Personalakt sowie die Mitwirkung von Personalvertretung und Betriebsrat nach §§ 96a ArbVG und 9 PVG.

Vorteile und Risiken einer Dokumentation im Personalakt

Nachbereitung und Follow-up

Vereinbarungen aus dem Gespräch sind Arbeitsaufträge für beide Seiten: Termine, Zuständigkeiten und Zwischenziele gehören in den Kalender.

Die Nachbereitung ist zugleich Vorbereitung des Folgegesprächs. Beim nächsten Mitarbeitergespräch werden Inhalte und definierte Zielsetzungen begutachtet und bei Bedarf aktualisiert oder neu gefasst (AMS). Was nie dokumentiert und nie nachverfolgt wurde, lässt sich dabei auch nicht überprüfen.

Zwischen den Jahresterminen halten kurze Rückmeldeschleifen die Vereinbarungen aktuell. Ändern sich Aufgaben, Rahmenbedingungen oder Prioritäten, werden Ziele angepasst, statt bis zum nächsten Jahresgespräch zu warten. So wirkt das Mitarbeitergespräch als laufendes Führungsinstrument und nicht als einmaliger Termin.

Im öffentlichen Dienst ist es als jährliches Führungsinstrument verankert (oeffentlicherdienst.gv.at). In Privatbetrieben bilden Kollektivvertrag, Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung die Grundlage (news.at).